Ondanks dat hybride werken in een stroomversnelling is gekomen, is de thuiswerkplek nog te vaak een ondergeschoven kind of zelfs blinde vlek.
Een goede thuiswerkplek is echter noodzakelijk voor het welzijn en de productiviteit van medewerkers. Daarom is het aan te raden om de thuiswerkplek onderdeel van de werkplek- én huisvestingstrategie te maken.
Want uiteindelijk gaat het erom dat medewerkers worden ondersteund in vitaal en productief werken middels verschillende typen werkplekken. En vervolgens dienen deze werkplekken (bricks & bytes) locatie onafhankelijk worden aangeboden. Dat maakt een huisvestingsstrategie volledig en toekomstbestendig.
Want hybride werken, waar thuiswerken een belangrijke pijler is, is here to stay.
Vitaal & succesvol (thuis)werken
Als het gaat om het creeeren van een passende, hybride fysieke werkomgeving voor (kantoor)medewerkers dan zijn er 2 assen essentieel:
- HOE kunnen mensen hun werk doen op een gezonde, prettige en inspirerende manier
- WAAR kunnen en willen medewerkers hun werk doen
Hoe kun je de thuiswerkplek onderdeel van de werkplekstrategie van jouw organisatie maken? Allereerst is het goed om te beseffen dat de thuiswerkplek geen secundaire werkomgeving is maar onlosmakelijk deel uitmaakt van jouw volledige fysieke werkomgeving.
De thuiswerkplekken zijn te vergelijken met elk kamertje in jouw fysieke gebouw. Net als op kantoor waar veel verschillende type werkplekken zijn voor de diverse werkactiviteiten (het concept van Activity Based Working).
Thuiswerken is meer dan alleen achter de computer zitten in een huiselijke omgeving. Alleen is dit helaas wel wat er nog veel gebeurt: op de thuiswerkdag wordt de laptop opengeklapt, men gaat zitten op de ergonomische bureaustoel en de To Do lijst wordt afgewerkt.
Enkele keren geeft dit een voldaan gevoel. Maar veelal voelt men zich als een uitgeknepen vaatdoek na zo’n dag. Zeker wanneer men in 1 ruk is doorgegaan. Het gevoel van ‘wat heb ik eigenlijk gedaan vandaag?’ overheerst dan.
Jij weet ook dat dit niet duurzaam is.
Thuiswerkende medewerkers hebben te leren om afwisselende houdingen aan te nemen, zodat het bloed letterlijk naar de hersenen blijft stromen en naast productiviteit ook creativiteit ontstaat. Dat er oplossingen worden bedacht voor de uitdagingen van hun werk. En die oplossingen ontstaan veelal niet achter de computer. Die ontstaan wanneer men gaat ontspannen. Meer hierover lees je in dit blog.
De 3 benodigde ingrediënten voor een succesvolle (thuis)werkdag: In-put+No-put+Out-put = VOL-DOENde
Stap 1: Optimaliseren van de thuiswerkplek #zodoejedat
Voor veel mensen is de persoonlijke eigen sfeer een prettig element, want die heeft een enorme impact op het humeur en de productiviteit van jouw thuiswerkende medewerkers. Medewerkers moeten zich comfortabel en geïnspireerd voelen op hun thuiswerkplek. De vraag is in hoeverre die eigenheid en huiselijkheid behouden blijft wanneer er kantoormeubilair (je weet wel, zo’n wit stalen bureau en zwarte bureaustoel) wordt neergezet. Niet iedereen zit daar op te wachten. Dus wat kan je doen om het toch een gezonde én authentieke thuiswerkplek te laten zijn?
Hoe kun je bereiken dat je medewerkers een productieve dag hebben op hun individuele thuiswerkplek? Hierbij een paar tips:
- Focus niet alleen op de computerwerkplek. Stimuleer afwisseling qua werkhouding en werkplek. Zo kan een telefonisch overleg prima ijsberend of wandelend door het park om de hoek gedaan worden (mits een goed oortje beschikbaar is). Goed is om je daarbij te realiseren dat slechts 40% van het werk creatie is en de overige 60% communicatie. Laat medewerkers zich bewust worden van de keuze die zij hebben in hoe én waar ze hun werk doen. Dit activiteitsgerelateerd werken kan zeker ook in de thuiswerksituatie worden toegepast. Een helpende oefening hiervoor heb ik beschikbaar gesteld op LinkedIn naar aanleiding van de #dagvandethuiswerker.
- Creëer bewustwording met betrekking tot benodigde pauzes. Mensen hebben slimmer te werken door naast inspanning ook bewust ontspanning op te zoeken. Juist even íets anders doen dan naar een computerscherm staren, kan je goed doen. Net zoals de beste, meest geniale ideeën onder de douche of half slapend in bed ontstaan. Zonde als dat pas om 23 uur 's avonds gebeurd toch?
- Ook de locatie van de thuiswerkplek heeft invloed. Zo draagt een rustige plek in huis of separaat tuinkantoor (tegenwoordig zelfs te leasen!), met veel natuurlijk licht en een mooi uitzicht bij aan een positieve werksfeer. Win, win, want als de thuiswerker zich geïnspireerd voelt, is het veel makkelijker om met focus in de flow te werken.
- Laat je medewerkers hun thuiswerkplek aankleden met persoonlijke spullen, zoals foto’s planten of andere decoraties. Het effect van kleur en interieur op het humeur is onwijs groot. Het vergroot de productiviteit, omdat jouw medewerkers weer meer zin krijgen in het werk. Leuk idee: schrijf een prijsvraag uit voor de leukste thuiswerkplek, laat jouw teamleden foto’s insturen. Zo krijgen hun collega’s goede ideeën ter inspiratie. Dit is een van de simpelste en krachtigste manieren van inspireren, motiveren en activeren. Dit is dan ook een belangrijk onderdeel in de ThuiswerkAcademie. De zogenaamde Design Lounge is de plek om foto's en inzichten te delen.
- Door de behoefte aan focustijd en in flow kunnen werken geven medewerkers vaak de voorkeur dit op thuiswerkplek te doen. Om te komen tot de benodigde (spontane) interactie tussen collega's is het verstandig om medewerkers de mogelijkheid te bieden om voor en/of na de files te rijden en er zo een hybride werkdag van te maken.
Visual van Microsoft Trend Indexe 2023: slechts 43$ van de tijd wordt besteed aan het creeren en 57% aan communiceren. Communicatie activiteiten bieden mogelijkheden voor andere type werkplekken.
Stap 2: van werkplekoptimalisatie naar huisvestingsstrategie
Jij wilt als manager het beste uit jouw medewerkers halen, niet?
Investeer daarom in de juiste begeleiding en ondersteuning op het gebied van activiteits gerelateerd werken, zowel thuis als op kantoor. Zeker wanneer en verhuizing/ verbouwing of herinrichting in het vooruitzicht ligt is het cruciaal de medewerkers hierin te begeleiden. Wanneer zij zich bekwaamd hebben in ABW is hun input voor behoeften aan werkplekken ook daadwerkelijk serieus te nemen.
Wees daarna ervan bewust dat thuiswerken een blijvertje is en jij als werkgever minder kantoorhuisvesting nodig hebt. Waarschijnlijk ook ander gebruik van het kantoor: namelijk meer samenwerken en communiceren.
Door mijn expertise en jarenlange ervaring in het vak weet ik precies wat er nodig is. Met mijn vernieuwende aanpak leer ik thuiswerkers als een ingenieur en architect naar hun ruimte te kijken om zo zelf de juiste keuzes te kunnen maken voor hun interieur. Om zo het budget wat zij hebben (of wellicht krijgen vanuit jou als werkgever) uit te geven aan dat wat hen helpt. En dat geeft een enorme boost en positieve energie op medewerkersniveau. En voor jou als verantwoordelijk huisvestings / workplacemanager de juiste input voor het bepalen van type en aantal werkplekken.
Benieuwd naar de mogelijkheden hoe ik jou nu kan helpen met trainen van jouw medewerkers?
Of wil je sparren over wat jij nodig hebt om te komen tot een toekomstbestendige werkplek- en huisvestingsstrategie?
In gesprek gaan hierover met mij kan vrijblijvend door simpelweg een afspraak in te plannen via mijn online agenda.
